Termine, Folgerezepte und Überweisungen: Die KI nimmt Anrufe an, sortiert nach Anliegen und Dringlichkeit und gibt alles strukturiert an Ihr Team weiter.
Morgens um acht in der Praxis: Am Empfang stehen Patienten mit Versichertenkarte, im Wartezimmer warten die ersten Termine, und gleichzeitig klingelt das Telefon ohne Pause. Medizinische Fachangestellte müssen zwischen Tresen und Hörer wechseln, Anrufer hängen in der Leitung oder geben auf. Dabei geht es bei den meisten Anrufen um wiederkehrende Anliegen: Termine, Folgerezepte, Überweisungen.
Eine KI-Telefonanlage nimmt diese Anrufe an, auch mehrere parallel, klärt das Anliegen, sortiert nach Dringlichkeit und gibt alles strukturiert an Ihr Praxisteam weiter. Was ärztliche Entscheidung braucht, bleibt beim Menschen. Ihre bestehende Praxisnummer bleibt erhalten.
Die KI-Telefonanlage ist Ihre Telefonzentrale, nicht Ihre Ärztin oder Ihr Arzt. Diese Grenze legen wir bei der Einrichtung klar fest:
So entsteht eine klare Anrufverteilung mit KI: Routineanliegen landen gesammelt und vorsortiert bei Ihrem Team, dringende Anliegen sofort.
So kann ein Gespräch mit der KI-Telefonanlage einer Hausarztpraxis ablaufen (Beispiel zur Veranschaulichung):
KI: Guten Morgen, Sie sind mit der Praxis verbunden. Ich bin die digitale Telefonassistenz und nehme Ihr Anliegen auf. Wie kann ich helfen?
Anrufer: Ich brauche mein Blutdruckmedikament wieder, und ich wollte auch einen Termin zur Kontrolle.
KI: Gerne. Sind Sie bereits Patient in unserer Praxis? Dann nennen Sie mir bitte Ihren Namen und Ihr Geburtsdatum.
Anrufer: (nennt Namen und Geburtsdatum)
KI: Danke. Welches Medikament und welche Stärke nehmen Sie?
Anrufer: (nennt Medikament und Stärke)
KI: Ich gebe die Rezeptanfrage zur ärztlichen Freigabe weiter. Möchten Sie das Rezept als E-Rezept auf Ihre Versichertenkarte oder holen Sie es in der Praxis ab?
Anrufer: Als E-Rezept, bitte.
KI: Notiert. Für die Blutdruckkontrolle: Passt Ihnen eher vormittags oder nachmittags, und in welcher Woche?
Anrufer: Nächste Woche vormittags.
KI: Ich gebe Ihren Terminwunsch an das Praxisteam weiter, Sie erhalten eine Bestätigung. Gibt es sonst noch etwas?
Anrufer: Nein, danke.
KI: Dann wünsche ich Ihnen einen guten Tag.
Ob die KI Termine direkt im Kalender bucht oder als Terminwunsch weitergibt, hängt davon ab, ob Ihr Terminsystem angebunden werden kann. Beides ist möglich.
Am Praxistelefon werden Gesundheitsdaten genannt. Diese gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Daten, zudem gilt die ärztliche Schweigepflicht. Deshalb setzen wir bei Arztpraxen auf diese Grundsätze:
Mehr dazu: Datenschutz bei der KI-Telefonanlage
Die Kosten richten sich nach dem Telefonaufkommen und der Organisation Ihrer Praxis:
Eine KI-Telefonanlage ist bis zu 15x günstiger als ein Mensch, der dieselben Anrufe annimmt und verteilt. Was das für Ihre Praxis bedeutet, rechnen wir im kostenlosen Erstgespräch durch.
Ja, wenn Datenschutz und ärztliche Schweigepflicht gewahrt bleiben. Dazu gehören die Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB, ein sorgfältig gewählter Hosting-Standort und ein klar begrenzter Datenumfang. Wir übernehmen die Verschwiegenheitsverpflichtung und setzen auf Hosting in Deutschland. Außerdem sollten Patienten erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen.
Wir hinterlegen gemeinsam mit Ihnen Warnhinweise, bei denen die KI nicht weiter nachfragt, sondern sofort auf den Notruf 112 verweist, zum Beispiel Brustschmerzen, Atemnot oder Lähmungserscheinungen. Die KI stellt dabei keine Diagnose. Sie ist so eingerichtet, dass sie im Zweifel lieber einmal zu oft auf den Notruf verweist.
Ja, wenn sich Ihr Terminsystem anbinden lässt. Dann bucht die KI freie Termine direkt im Kalender nach Ihren Regeln, etwa getrennt nach Akutsprechstunde und Vorsorge. Ist keine Anbindung möglich, nimmt die KI den Terminwunsch mit Zeitraum und Anlass auf, und Ihr Praxisteam bestätigt ihn gesammelt. Welche Variante passt, klären wir im Erstgespräch.
Die KI erfasst Name, Geburtsdatum, Medikament, Stärke und ob ein E-Rezept oder eine Abholung gewünscht ist. Die Anfrage geht gesammelt an Ihr Praxisteam zur ärztlichen Freigabe. Die KI entscheidet nie selbst über eine Verordnung, sie sorgt nur dafür, dass alle nötigen Angaben vollständig vorliegen.
Ja. Die KI fragt zu Beginn, wer anruft. Kliniken, Labore, Apotheken, Pflegedienste oder Kollegen aus anderen Praxen werden nach Ihren Vorgaben bevorzugt an das Praxisteam durchgestellt oder erhalten eine eigene Rückrufliste. So gehen wichtige Rückfragen aus Klinik oder Labor nicht zwischen den vielen Patientenanrufen unter.
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihr Telefonaufkommen und Ihre Abläufe an und zeigen, wie die KI-Telefonanlage Ihr Praxisteam am Telefon entlasten kann.
KI-Telefonanlage für Hausverwaltungen, KI-Telefonanlage für Hotels
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