KI-Telefonanlage für Hotels: jeder Gästeanruf im richtigen Bereich

Am Telefon eines Hotels kommt alles zusammen: Gäste, die ein Zimmer buchen wollen, Gäste, die schon im Haus sind, Tischreservierungen für das Restaurant, Anfragen für Tagungen und Feiern, dazu Lieferanten und Reiseveranstalter. Die Rezeption soll all das nebenbei erledigen, während Gäste am Tresen einchecken, auschecken oder Fragen haben. Klingelt es in diesem Moment, muss jemand warten: der Gast vor Ort oder der Anrufer.

Eine KI-Telefonanlage nimmt Anrufe an, auch mehrere parallel und in mehreren Sprachen, versteht das Anliegen und verbindet mit dem zuständigen Bereich. Ist dort niemand frei, nimmt sie die Anfrage vollständig auf. Ihre bestehende Rufnummer bleibt dabei erhalten.

Die KI-Telefonanlage wird auf die Gesprächsarten Ihres Hauses eingerichtet:

• Zimmeranfragen: Zeitraum, Anzahl der Gäste, Zimmerkategorie und besondere Wünsche. Die KI erfasst alles für Ihre Reservierung.
• Änderungen und Stornierungen: Die KI nimmt Buchungsnummer und Wunsch auf und gibt beides an die Reservierung weiter.
• Fragen vor der Anreise: Check-in, Parken, Haustiere, Frühstückszeiten oder Anreise mit der Bahn beantwortet die KI direkt.
• Restaurant und Bar: Tischreservierungen bucht die KI direkt im Kalender oder gibt sie an den Service weiter.
• Tagungen, Feiern und Gruppen: Datum, Personenzahl und Anlass gehen strukturiert an Ihr Veranstaltungsteam.
• Fundsachen und Rechnungen: Vergessene Gegenstände oder eine Rechnungskopie landen beim richtigen Bereich.

Der Unterschied zu einer klassischen Telefonanlage ist die intelligente Anrufverteilung: Die KI fragt nicht nach einer Taste, sondern versteht, was der Anrufer möchte, und entscheidet danach.

• Nach Bereich: Reservierung, Rezeption, Restaurant, Veranstaltungen und Buchhaltung erhalten nur ihre Themen.
• Nach Sprache: Ruft ein Gast auf Englisch an, antwortet die KI auf Englisch. Ihr Team erhält die Zusammenfassung auf Deutsch.
• Nach Uhrzeit: Tagsüber verbindet die KI mit dem zuständigen Bereich, nachts gehen nur festgelegte Anliegen an den Nachtportier.
• Nach Dringlichkeit: Steht ein Gast spät abends vor verschlossener Tür, benachrichtigt die KI sofort die zuständige Person.

So kann ein Gespräch mit der KI-Telefonanlage eines Hotels ablaufen (Beispiel zur Veranschaulichung):

Das Ergebnis: Der Tisch ist im Reservierungskalender, die Zimmeranfrage liegt mit Zeitraum, Hund und Kontaktdaten bei der Reservierung, und die Rezeption musste das Gespräch mit dem Gast am Tresen nicht unterbrechen.

1. Kostenloses Erstgespräch: Wir besprechen Ihre häufigsten Anrufgründe, Ihre Bereiche und Ihre aktuelle Telefonanlage.
2. Bereiche und Zeiten abbilden: Gemeinsam legen wir fest, welcher Bereich welche Anliegen erhält und wer nachts erreichbar ist.
3. Hausinformationen hinterlegen: Check-in, Parken, Haustiere, Frühstück, Restaurant und Anreise: Die KI beantwortet diese Fragen so, wie Sie sie formulieren.
4. Anbindung und Test: Die KI wird per Rufumleitung oder SIP angebunden und, wo möglich, an Hotelsoftware, Tischreservierung und E-Mail. Danach testen wir mit realistischen Anrufen.
5. Start und Feinschliff: Nach dem Start werten wir die Gespräche aus und ergänzen neue Fragen, etwa zu saisonalen Angeboten.

Gäste nennen am Telefon Namen, Reisedaten und Kontaktdaten. Deshalb gilt:

• Hosting in Deutschland: Gesprächsverarbeitung und Datenspeicherung erfolgen auf Servern in Deutschland.
• Keine Zahlungsdaten: Die KI fragt am Telefon keine Kreditkarten- oder Bankdaten ab.
• Keine Auskunft über Gäste: Ob jemand im Haus wohnt, sagt die KI Dritten nicht. Sie nimmt eine Nachricht auf und gibt sie weiter.
• Transparenz: Anrufer erfahren in der Begrüßung, dass sie mit einer KI sprechen.

Mehr dazu: Datenschutz bei der KI-Telefonanlage

Was eine KI-Telefonanlage für Ihr Hotel kostet, hängt von Ihrem Haus ab:

• Größe und Bereiche: Gibt es neben der Rezeption auch Restaurant, Wellness oder Tagungsräume?
• Anrufaufkommen: Wie stark schwankt das Aufkommen zwischen Saison und Nebensaison?
• Integrationen: Soll die KI an Hotelsoftware oder Tischreservierung angebunden werden?
• Sprachen: In welchen Sprachen sollen Gäste betreut werden?

Eine KI-Telefonanlage ist bis zu 15x günstiger als ein Mensch, der dieselben Anrufe annimmt und verteilt. Ihre konkrete Rechnung erstellen wir im kostenlosen Erstgespräch.

Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihre Anrufgründe und Bereiche an und zeigen, wie die KI-Telefonanlage Gästeanrufe in Ihrem Haus verteilen würde.

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