Die KI übernimmt Empfang und Vermittlung: Sie begrüßt Anrufer, versteht das Anliegen, verbindet mit der zuständigen Abteilung und nimmt Nachrichten auf, wenn niemand frei ist.
In vielen Unternehmen hängt die gesamte telefonische Erreichbarkeit an der Zentrale: eine oder zwei Personen am Empfang, die jeden Anruf annehmen, nach dem Anliegen fragen und weiterverbinden. Das funktioniert, solange es ruhig ist. Klingeln mehrere Leitungen gleichzeitig, ist die Zentrale in der Pause oder mit Besuch beschäftigt, landen Anrufer in der Warteschleife oder legen auf. Und wer weiterverbunden wird, landet oft bei der falschen Person und erklärt sein Anliegen ein zweites Mal.
Eine KI-Telefonzentrale übernimmt diese Aufgabe. Sie nimmt jeden Anruf an, auch mehrere parallel, fragt im natürlichen Gespräch nach dem Anliegen und verbindet direkt mit der zuständigen Abteilung oder Person. Sie ist Teil unserer KI-Telefonanlage und arbeitet mit Ihrer bestehenden Rufnummer, angebunden per Rufumleitung oder SIP.
Die KI erledigt die Aufgaben, die bisher am Empfang zusammenlaufen:
Viele Unternehmen entlasten ihre Zentrale mit einem Sprachmenü und Tastenwahl. Das spart Zeit am Empfang, frustriert aber Anrufer: Das passende Menü fehlt, die Ansage ist lang, und am Ende landet der Anruf trotzdem in der falschen Warteschleife. Die KI-Telefonzentrale arbeitet anders:
Wie die Weiterleitung im Detail funktioniert, erklärt unser Abschnitt zur intelligenten Anrufverteilung.
So kann ein Gespräch mit der KI-Telefonzentrale eines Unternehmens ablaufen (Beispiel zur Veranschaulichung):
KI: Guten Tag, Sie sind mit der Zentrale verbunden. Ich bin die digitale Telefonassistenz. Wie kann ich Ihnen helfen?
Anrufer: Ich hätte gern Frau Becker aus dem Einkauf gesprochen.
KI: Gern. Darf ich fragen, worum es geht, damit ich Sie richtig verbinde?
Anrufer: Es geht um eine Lieferung, die sich verzögert. Ich rufe vom Lieferanten an.
KI: Danke. Frau Becker ist heute nicht im Haus. Ihre Vertretung für Lieferthemen ist Herr Wagner. Soll ich Sie mit ihm verbinden, oder möchten Sie lieber eine Nachricht für Frau Becker hinterlassen?
Anrufer: Verbinden Sie mich bitte mit Herrn Wagner.
KI: Mache ich. Wie ist Ihr Name, und von welcher Firma rufen Sie an? Dann gebe ich das direkt weiter.
Anrufer: (nennt Namen und Firma)
KI: Vielen Dank. Ich verbinde Sie jetzt. Frau Becker erhält zusätzlich eine kurze Notiz zu Ihrem Anruf.
Das Ergebnis: Der Anrufer erreicht im ersten Versuch die richtige Person, Herr Wagner weiß beim Abnehmen schon, worum es geht, und Frau Becker ist informiert, ohne dass jemand einen Zettel schreiben musste.
Auch an der Zentrale fallen personenbezogene Daten an: Namen, Telefonnummern und Gesprächsinhalte. Deshalb gilt:
Mehr dazu: Datenschutz bei der KI-Telefonanlage
Was eine KI-Telefonzentrale für Ihr Unternehmen kostet, hängt von diesen Punkten ab:
Eine KI-Telefonzentrale ist bis zu 15x günstiger als ein Mensch, der dieselben Anrufe annimmt und vermittelt. Ihre konkrete Rechnung erstellen wir im kostenlosen Erstgespräch.
Nein. Die KI-Telefonzentrale ergänzt Ihre vorhandene Anlage. Sie wird per Rufumleitung oder SIP angebunden, Ihre Rufnummer und Ihre Durchwahlen bleiben bestehen. Die KI nimmt die Anrufe auf der Zentralnummer an und vermittelt dann in Ihre bestehende Anlage weiter.
Wir hinterlegen Geschäftszeiten, Zuständigkeiten und Vertretungsregeln. Lassen sich Kalender oder Anwesenheitsstatus anbinden, nutzt die KI diese Information. Ohne Anbindung versucht sie die gewünschte Person zu erreichen und bietet bei Nichterreichen die Vertretung oder eine Nachricht an.
Dann nimmt die KI eine Nachricht auf und sendet eine Zusammenfassung mit Name, Firma, Rückrufnummer und Anliegen an die zuständige Person. Anrufe, die Sie als dringend festlegen, lösen eine sofortige Benachrichtigung aus, zum Beispiel per E-Mail oder Nachricht aufs Smartphone.
Ja. Sie legen fest, wann die KI sofort an einen Menschen übergibt, etwa wenn ein Anrufer das ausdrücklich wünscht oder bei bestimmten Kunden. Direkte Durchwahlen Ihrer Mitarbeitenden funktionieren unverändert weiter.
Die KI-Telefonzentrale nimmt mehrere Anrufe parallel an. Anders als eine besetzte Zentrale muss kein Anrufer warten, weil gerade ein anderes Gespräch läuft. Wie viele Leitungen Ihre Anlage für die Weitervermittlung bereitstellt, prüfen wir bei der Einrichtung.
Ja. Wir hinterlegen Ihr Mitarbeiterverzeichnis, Abteilungen sowie Produkt- und Projektnamen. Bei ähnlich klingenden Namen fragt die KI nach, statt falsch zu verbinden. Neue Kolleginnen und Kollegen oder geänderte Zuständigkeiten werden laufend ergänzt.
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihre Anrufgründe und Zuständigkeiten an und zeigen, wie die KI-Telefonzentrale Anrufe in Ihrem Unternehmen vermitteln würde.
KI-Telefonanlage für Hausverwaltungen, KI-Telefonanlage für Arztpraxen, KI-Telefonanlage für Hotels
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